Microsoft Word – Gedanken zur Formatierung

Über die Jahre habe ich viele Dokumente im Microsoft Word erstellt und zur Weiterbearbeitung zugstellt bekommen. Letzteres nicht selten mit dem Hinweis, dass eben das übermittelte Dokument “schwierig zu formatieren” und/oder “eine Macke hätte”. Auch mir ist sowas natürlich schon passiert. Über die Zeit haben sich für mich verschiedene Strategien und Techniken im Umgang mit Word herausgebildet, bei denen ich meine weniger Probleme zu haben. Die möchte ich hier gern zusammen fassen. Vielleicht helfen diese ja mal jemandem.

Einleitung

Word hat die Schreibmaschine schon lange abgelöst. Aber Word ist mehr als nur der Ersatz für eine Schreibmaschine – und das nicht nur, weil es erlaubt, jederzeit an beliebigen Stellen noch Text einzufügen. Um die Arbeit mit Word zu vereinfachen, wurden viele Funktionalitäten und Automatisierungen eingebaut, die das Eingeben und Bearbeiten der Texte beschleunigen sollen. Über den Sinn und Unsinn solcher „Helferchen“ lässt sich streiten. Jedoch: bei einem überdachten und kontrollierten Einsatz können diese wirklich hilfreich sein!

Dieser Beitrag hat die Erstellung und Formatierung von längeren Berichten bzw. von schulischen oder wissenschaftlichen Arbeiten von Word als Motivation. Für einseitige Briefe sind die Empfehlungen vielleicht etwas aufwändig.

Dokumentvorlagen & Formatvorlagen

Word unterscheidet zwischen verschiedenen Typen von Vorlagen. Dazu ist etwas Theorie nötig: Zum einen existieren so genannte „Dokumentvorlagen“. Diese sind Dateien auf der Festplatte (Dateiendung: „dot“) und werden in den in den Optionen (siehe oben) angegebenen Verzeichnissen abgelegt. Eine Dokumentvorlage legt die Grundstrukturen eines Dokuments fest und enthält Dokumenteinstellungen wie AutoText-Einträge, Tasten­be­le­gungen, Makros, Menüs, Seitenlayout, spezielle Formatierungen und Formatvorlagen. Womit schon der nächste Vorlagentyp genannt wäre: die Formatvorlagen. Diese stellen eine Kombination von Formatierungen, wie z. B. Schriftart, Schriftgrad und Einzüge, die benannt und als Gruppe gespeichert werden, dar. Beim Zuweisen einer Formatvorlage werden sämtliche Forma­tier­ungs­anweisungen dieser Formatvorlage gleichzeitig zugewiesen. Die Formatvorlagen sind ihrerseits wiederum in Untergruppen aufgegliedert: die wichtigsten sind Absatz­format­vorlagen (am Symbol ¶ zu erkennen) und Zeichenformatvorlagen (am Symbol a zu erkennen).

Die für ein Dokument gültige Dokumentvorlage wird bei der Erstellung des Dokumentes festgelegt: je nachdem, welcher Eintrag in dem Fenster „Datei neu“ ausgewählt wird. Mit der Wahl der Dokumentvorlage werden auch gleichzeitig die Formatvorlagen geladen und brauchen nicht explizit erstellt werden.

Bleibt die Frage, wozu die Formatvorlagen überhaupt gut sind? Nun theoretisch könne jedes Zeichen einzeln formatiert werden – Schriftart –grösse, –farbe und so weiter. Das Ergebnis wäre ein Text, in dem es “Zufall” wäre, dass zwei gleiche Dinge (z.B. Überschriften der Ebene 2, Zitate oder einfach nur Fliesstext) gleich aussehen. Für den Leser ist es jedoch gut, wenn gleiche Dinge gleich formatiert sind. Und hier helfen die Formatvorlagen. Diese sind der Weg, dem Word 1x zu sagen, wie z.B. ein Zitat aussieht. Nachfolgend braucht man dem Word nur noch sagen, was ein Zitat ist – den Rest macht Word dann von sich aus. Netter Nebeneffekt: wenn im Nachgang eine Formatvorlage geändert wird (weil z.B. Zitate doch überall kursiv dargestellt werden sollen), passt sich das automatisch im ganzen Dokument an. Im Umkehrschluss sollte die direkte Formatierung von Text im Word grundsätzlich auf das absolut notwendige Minimum beschränkt werden (also Finger weg von “Schriftart”, “Schriftgrösse”, “Fett”, “Kursiv” usw.).

Inhalte Einfügen!

Immer wieder kommt es vor, das man schon existierenden Text aus einem anderen Dokument übernehmen muss bzw. möchte. Glücklicherweise gibt es dafür die Zwischenablage, die sich für diese Aufgabe förmlich aufdrängt. Jedoch gibt es da eine Kleinigkeit zu beachten: Wenn aus einem anderen Word-Dokument (auch Internetseite, Email, etc.) Text ins Word kopiert wird, versucht Word die Formatierung der Quelle beizubehalten. Was erst mal gut klingt, kann problematisch sein wenn z.B. Word keine passende Formatvorlage im aktuellen Dokument findet und/oder nicht erkennt, dass es eine bereits vorhandene Formatvorlage nutzen müsste. Dann erstellt Word eine neue Formatvorlage und die Liste der Formatvorlagen im Dokument schwillt an. Gleiche Dinge werden nicht mehr gleich formatiert, da sie auf unterschiedliche (bestenfalls ähnliche) Formatvorlagen zurückgreifen.

Dieses Problem lässt sich leicht mit der Funktion “Inhalte Einfügen” umgehen. Dann fragt Word, was eingefügt werden soll. Und dort ist bei Text die “richtige” Option eben “Unformatierten Unicode-Text”. Wie der Name schon sagt, werden dabei alle Formate ignoriert und nur der pure Text eingefügt, der dann händisch mit Formatvorlagen versehen werden kann.

Abbildungen, Tabellen und Gleichungen

Aus Sicht von Word sind Abbildungen, Tabellen und Gleichungen irgendwelche Objekte die eben mit angezeigt werden müssen, das der Nutzer glücklich ist. Und hier haben verschiedene Nutzer naturgemäß stark unterschiedliche Vorstellungen. Daher kann eine Abbildung z.B. vor dem Text schweben oder vom Text umflossen werden.

Für Berichte und/oder längere wissenschaftliche Texte ist es jedoch i.d.R. gewünscht, dass Abbildungen, Tabellen und Gleichungen zwischen zwei Absätzen sauber angeordnet und beschriftet werden. Dazu hat sich für mich die Option ”Mit Text in Zeile” für diese Elemente bewährt. Damit verhält sich das Element wie ein normales Zeichen. Zusätzlich kann dieses Element dann in eine kleine Tabelle mit nur zwei Zellen eingebettet werden, wodurch Element und Beschriftung immer schön zusammen bleiben. Das jedes mal händisch zu erstellen ist ein wenig aufwändig. Daher findet sich unten der Link zu einem Word-AddIn, welches diese Aufgabe (inkl. Erstellung der Beschriftung) automatisiert:

http://vint.de/msofficeaddins/

Während der Eingabe

Während der Eingabe von größeren Texten ist es empfehlenswert, die Sonderzeichen einzu­blenden. Diese Funktion kann jederzeit in der Symbolleiste mit dem Knopf „¶“ ein- und abgeschaltet werden. Durch das Einschalten werden im Ausdruck unsichtbare Zeichen, wie z.B. Leerzeichen, Tabulatoren oder Umbrüche sichtbar. Folgende Zeichenfolgen sollten unbe­dingt vermieden werden:

 

Zeichenfolge

Warum? & Ersatz

zwei oder mehr Leerzeichen hintereinander

Es genügt ein Leerzeichen um Worte eindeutig vonein­ander zu trennen. Um größere Abstände zu erzeugen oder Worte untereinander (Listenähnlich) anzuordnen, sollten Tabulatoren oder noch besser „blinde“ Tabellen (siehe unten) genutzt werden.

mehrere Tabulatoren hintereinander

Mehrere Tabulatoren hintereinander erzeugen (insbe­sondere bei Zeilenumbrüchen) nur schwer kontrollierbare Ergebnisse. Es ist günstiger nur einen Tabulator zu setzten (siehe Word-Hilfe: „Setzen von Tabstopps“) oder „blinde Tabellen“ zu nutzen (siehe unten)

mehr als ein fester Zeilenum­bruch („Enter“) hintereinander

Um größere Abstände als eine Leerzeile zu erzeugen, sollten im Fenster „Format Absatz“ die Abstände „vor“ und „nach“ passend gesetzt werden. Falls auf eine neue Seite gewechselt werden soll, existiert die Funktion „Seitenum­bruch“ im Menü „Einfügen“ Unterpunkt „Manueller Umbruch“.

mehrere Punkte oder Unterstriche nebeneinander

Oft werden solche Konstrukte als „Lesehilfe“ in mehr­spaltigen Listen oder Tabellen eingesetzt. Da sich die Breite einer Liste oder Tabelle jederzeit ändern kann, ist die Anzahl der zu setzenden Punkte oder Unterstriche ungewiss. Besser ist das Setzen eines Tabulators mit passenden Füllzeichen (Menü „Format“, Unterpunkt „Tabulator“)

“Blinde” Tabellen sind übrigens ganz normale Word-Tabellen, bei denen jedoch der Rahmen einfach unsichtbar geschaltet wurde. Damit sind diese im Ausdruck nicht sichtbar, erlauben jedoch eine saubere Formatierung des Dokuments. Übrigens können und sollten blinde Tabellen für die Bearbeitung sichtbar gemacht werden (unter Ansicht) – das spart Nerven.

Durch das oben beschriebene Einblenden der Sonderzeichen werden aber auch andere Zeichen sichtbar, die in längeren Texten unbedingt Verwendung finden sollten:

Sonderzeichen

Funktion

festes Leerzeichen

Word wird angewiesen, nicht an diesem Leerzeichen einen Zeilen­umbruch zu vollziehen – die Worte links und rechts von dem festen Leerzeichen bleiben also immer zusammen auf einer Zeile. Solche festen Leerzeichen sollten z.B. immer zwischen einer Zahl und ihrer Einheit gesetzt werden.

Tastenkombination: [Strg] + [Shift] + [Leertaste]

geschützter Trennstrich

Der geschützte Trennstrich fungiert ähnlich wie ein festes Leerzeichen – es darf weder links noch rechts von ihm umgebrochen werden. Er sollte in Worten oder Eigennamen mit Bindestrich gesetzt werden, die nicht umgebrochen werden sollen.

Tastenkombination: [Strg] + [Shift] + [Minus in Haupttastenblock]

Bedingter Trennstrich

Es sollte auf keinen Fall der „normale“ Trennstrich (Minus-Zeichen) als Trennstrich am Ende einer Zeile für das abtrennen von Wörtern genutzt werden! Hierfür wurde der bedingte Trennstrich geschaffen. Er wird (automatisch) angezeigt, wenn der Word am Ende einer Zeile das Word umbrechen muss und ist ansonsten ausgeblendet (falls die Sonderzeichen eingeschaltet sind, wird er als „¬“ angezeigt).

Tastenkombination: [Strg] + [Minus in Haupttastenblock]

Es ist wichtig, dass diese Sonderzeichen auch gesetzt werden wenn sie nicht unbedingt nötig sind (es sollte ein festes Leerzeichen auch gesetzt werden, wenn es sich mitten in der Zeile befindet). Grund hierfür ist, dass oberhalb noch Text eingefügt oder der Text an eine andere Stelle kopiert bzw. verschoben werden könnte, und somit Wörter die in der Mitte der Zeile standen plötzlich an den Rand geraten.

Automatische Silbentrennung?

Es lässt sich trefflich darüber streiten, ob die automatische Silbentrennung verwendet werden sollte. Ich persönlich mag sie nicht, da ich keinen Einfluss darauf habe, wie Fach- und Fremdwörter getrennt werden. Lieber schalte ich diese aus und nutze den “Bedingten Trennstrich” (siehe oben).

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